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Les dossiers peuvent être envoyés tout au long de l'année au Sefove. Les commissions (CDIE) sont programmées au fur et à mesure de l'arrivée des dossiers, et au plus tard juste avant le CEVU. Les décisons budgétaires doivent en effet être validées au CEVU, puis au CA de l'Université, pour que les subventions puissent être versées.
Après versement de la subvention et déroulement du projet, un bilan de l'action doit être transmis au SEFOVE au maximum un mois après avoir eu lieu.
mise à jour le 29 septembre 2009